In het kort
- Plan terug vanaf de eerste werkdag op het nieuwe adres, niet vooruit vanaf de verhuisdag.
- Verhuis archief, opslag en vergaderzalen eerst; werkplekken gaan als laatste.
- Laat internet op het nieuwe adres activeren voor de verhuis, niet erna.
- Wij verhuizen 7 dagen op 7 van 9 tot 19 uur; op zondag ligt de prijs 20% hoger.
- Bureaus en kasten laat u vooraf demonteren door uw leverancier of onderhoudsdienst.
Wat betekent een kantoorverhuis zonder downtime?
Een kantoorverhuis zonder downtime betekent dat uw team geen werkdag verliest: de laatste werkdag eindigt op het oude adres en de volgende begint op het nieuwe. In de praktijk pakt elke medewerker op vrijdag de eigen werkplek in, verhuizen wij op zaterdag en werkt iedereen op maandag op de nieuwe plek.
Hoeveel een verloren dag kost, rekent u snel uit. Een team van 12 mensen dat een dag niet kan werken, verliest 96 werkuren, nog zonder de klanten die niemand bereikt. Daarom loont het om de verhuis te behandelen als een project met een vaste deadline, een verantwoordelijke en een draaiboek. Voor een kleine praktijk volstaat vaak één zaterdag; een groter kantoor verhuist u gefaseerd over meerdere weekends.
Hoe plant u een kantoorverhuis zonder stilstand?
U plant terug vanaf de eerste werkdag op het nieuwe adres en zet bij elke taak wie ze doet en wanneer ze klaar moet zijn. Duid intern één aanspreekpunt aan dat beslist over de plattegrond, de lift en de IT. Zo krijgt onze ploeg op de verhuisdag geen tegenstrijdige instructies.
Maak eerst een inventaris: aantal werkplekken, archiefkasten, IT-materiaal, keuken, vergaderzalen en opslag. Teken daarna de plattegrond van het nieuwe pand en geef elke werkplek een nummer. Met die twee documenten vraagt u een offerte aan; voor een groter kantoor komen we eerst ter plaatse kijken op beide adressen.
Wat verhuist u eerst bij een kantoorverhuis?
Eerst verhuist u wat niemand dagelijks nodig heeft: het archief, de opslag, de reservevoorraad en de inhoud van vergaderzalen. Dat kan een week of twee voor de grote verhuis, op een zaterdag of tijdens een rustige dag.
Zo blijft er voor het laatste weekend alleen over wat het team echt gebruikt. Het archief krijgt genummerde dozen, zodat uw administratie op het nieuwe adres meteen in de juiste volgorde staat.
Wanneer verhuizen de werkplekken en printers?
De werkplekken, de printers en de toestellen die elke dag gebruikt worden, verhuist u als laatste. Dat gebeurt in het weekend voor de eerste werkdag op het nieuwe adres. Bij een groot team verdeelt u die stap per afdeling over meerdere weekends.
Elke afdeling werkt dan nog op het oude adres tot haar eigen verhuisweekend, en niemand zit een dag zonder bureau of scherm.
Wanneer verhuist u een kantoor best?
Een kantoor verhuist u best op een zaterdag, zodat de zondag overblijft als reserve voor IT en de laatste dozen. Wij werken 7 dagen op 7, van 9 tot 19 uur. Verhuist u op zondag, dan ligt de prijs 20% hoger.
Een verhuis 's nachts of laat op de avond doen wij niet. Buiten de kantooruren betekent bij ons dus het weekend.
Kies een weekend dat niet samenvalt met een drukke periode voor uw bedrijf. Denk aan een maand- of kwartaalafsluiting, een deadline bij een grote klant of de start van een campagne. Plan ook rond de beschikbaarheid van de goederenlift in beide gebouwen en van uw IT-partner. Een praktijk of winkel met vaste openingsuren verhuist u op een sluitingsdag.
Hoe zorgt u dat IT en telefonie op maandag werken?
IT werkt op maandag als de internetlijn op het nieuwe adres al actief is voor de verhuis en uw IT-partner in het weekend alles aansluit. Vraag de verhuis van uw internet- en telefoonlijn ruim vooraf aan bij uw provider en vraag naar de termijn, want die verschilt per provider en per gebouw.
- Maak een volledige back-up van servers en gedeelde mappen voor de verhuis.
- Laat uw IT-partner servers en netwerkapparatuur loskoppelen, inpakken en opnieuw aansluiten.
- Geef scherm, pc, kabels en dockingstation hetzelfde werkplek-nummer als het bureau.
- Stop kabels, muis en toetsenbord in een zakje bij het toestel waar ze bij horen.
- Test internet, telefonie, printers en toegangsbadges op zondag, voor het team binnenkomt.
- Stuur een doorschakeling van het oude nummer in als de telefonie niet meteen overgaat.
Hoe labelt u werkplekken en dozen?
Elke werkplek krijgt een nummer dat terugkomt op de plattegrond van het nieuwe pand. Alles wat bij die werkplek hoort, draagt hetzelfde nummer. Bureau, stoel, ladekast, scherm, pc en de dozen van de medewerker gaan zo zonder overleg naar de juiste plek.
Geef elke afdeling of verdieping een eigen kleur. Hang de plattegrond op het nieuwe adres aan de ingang en aan elke deur.
Medewerkers pakken de inhoud van hun eigen bureau in, met hun nummer op elke doos. Vergaderzalen, keuken en printerhoek krijgen een eigen code. Gebruik kleine, stevige dozen voor papier, want een grote doos vol dossiers wordt te zwaar. Meer over het vullen en sluiten van dozen leest u in onze tips om verhuisdozen in te pakken. Wilt u dat uw team zelf niets inpakt, dan kiest u voor de inpakservice met verhuisdozen.
Wat regelt u met het gebouw en de straat?
U reserveert de goederenlift bij het gebouwbeheer of de syndicus en vraagt voor de wagen een tijdelijk parkeerverbod aan bij de stad. Vraag het gebouwbeheer ook naar laadtijden, een laadkade en de regels voor de inkomhal, want sommige gebouwen vragen bescherming van vloer en wanden.
In Antwerpen vraagt u het parkeerverbod in de standaardprocedure ten laatste 5 werkdagen voor de verhuis aan, de dag van de aanvraag meegeteld. De stad plaatst de borden 2 dagen vooraf. De prijs bestaat uit 33 euro administratiekost en 4 euro per parkeerplaats van 6 meter per dag, met een minimum van 32 euro voor dat tweede deel. Wij zeggen hoeveel meter u aanvraagt. De stappen staan in onze gids over het parkeerverbod bij een verhuis.
Is er geen geschikte lift, dan gaat het meubilair met de ladderlift door het raam, tot de 8e verdieping. Bureaus, kasten en stellingen laat u vooraf demonteren door uw leverancier of onderhoudsdienst, die ze op het nieuwe adres ook weer opbouwt.
Wat kost een kantoorverhuis in Antwerpen?
Een kantoorverhuis krijgt een prijs op aanvraag, op basis van het volume, het soort materiaal, de afstand, de toegang aan beide adressen en de planning. U krijgt binnen 24 uur een offerte. Voor een groter kantoor komen we eerst ter plaatse kijken, zodat de prijs klopt met wat er effectief mee moet. Op zondag ligt de prijs 20% hoger.
Zet daar de kost van stilstand tegenover. Een verhuis die het team een werkdag kost, kost al snel meer dan een weekendverhuis met een goede voorbereiding. Hoe wij een bedrijfsverhuis aanpakken, leest u op onze pagina over bedrijfsverhuizing in Antwerpen. Moet het oude pand na de verhuis leeg opgeleverd worden, dan combineert u de verhuis met kantoor ontruimen.
Welke fouten leggen een kantoor toch stil?
De meeste stilstand komt van zaken die niets met dragen te maken hebben: een internetlijn die niet werkt, een lift die niet gereserveerd is of meubilair dat niemand opbouwt. Een volledige lijst van alles wat u vooraf regelt, staat in onze checklist voor een bedrijfsverhuizing.
- Internet pas na de verhuis aanvragen, waardoor het team op maandag offline zit.
- Geen monteur gepland voor de opbouw van bureaus op het nieuwe adres.
- Werkplekken zonder nummer, zodat dozen en schermen in de verkeerde ruimte belanden.
- De goederenlift of het parkeerverbod te laat aangevraagd.
- Geen intern aanspreekpunt, waardoor de ploeg op de verhuisdag op beslissingen wacht.
- Archiefkasten niet leeggemaakt, zodat ze te zwaar zijn om veilig te dragen.
Veelgestelde vragen
Kunnen jullie 's avonds een kantoor verhuizen?
Nee, wij werken van 9 tot 19 uur, wel 7 dagen op 7. Om stilstand te vermijden verhuizen we daarom op zaterdag of zondag. Op zondag ligt de prijs 20% hoger. Een gangbare aanpak is dat uw team op vrijdag inpakt, wij op zaterdag verhuizen en uw IT-partner op zondag alles test, zodat iedereen op maandag gewoon begint.
Hoe lang op voorhand plan ik een kantoorverhuis?
Reken voor een klein kantoor op vier tot zes weken en voor een groter kantoor op twee tot drie maanden. De langste termijnen zitten meestal niet bij de verhuis zelf, maar bij de internetlijn, de monteur van het meubilair en de goederenlift. Het parkeerverbod in Antwerpen vraagt u ten laatste 5 werkdagen vooraf aan.
Verhuizen jullie ook servers en IT-materiaal?
Ja, wij vervoeren IT-materiaal apart van het meubilair en zetten elk toestel op de werkplek met hetzelfde nummer. Het loskoppelen en opnieuw aansluiten van servers en netwerk laat u doen door uw eigen IT-partner. Maak voor de verhuis een volledige back-up van uw data en test alles op het nieuwe adres voor het team binnenkomt.
Kan een groot kantoor in fases verhuizen?
Ja, een groter kantoor verhuist u best per afdeling, verdeeld over meerdere weekends. Elke afdeling werkt dan tot haar eigen verhuisweekend op het oude adres verder. Archief, opslag en vergaderzalen verhuist u vooraf in een aparte ronde. Zo blijft elk weekend overzichtelijk en verliest geen enkele afdeling een werkdag.
Wie demonteert de bureaus en kasten?
Dat doet uw leverancier van kantoormeubilair of uw eigen onderhoudsdienst, voor de verhuisdag. Plan dezelfde partij ook in voor de opbouw op het nieuwe adres, liefst op de verhuisdag zelf of de dag erna. Demontage en montage horen niet bij onze dienst; wij vervoeren alle onderdelen en zetten ze volgens uw plattegrond op de juiste plek.