In het kort
- Een handelshuur zegt u op tegen het einde van een driejarige periode, zes maanden vooraf.
- Een zetelverplaatsing wordt neergelegd bij de griffie en bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.
- Het adres van een vestigingseenheid wijzigt u gratis in My Enterprise.
- Duid één intern aanspreekpunt aan voor plattegrond, lift en IT.
- Meubilair laat u vooraf demonteren door uw leverancier of onderhoudsdienst.
Wat hoort er op een checklist voor een bedrijfsverhuizing?
Een checklist voor een bedrijfsverhuizing bevat alle taken die uw onderneming van het oude naar het nieuwe pand brengen, met een verantwoordelijke en een deadline per taak. Voor een kmo zonder eigen facility manager is dat vaak de zaakvoerder of een office manager die het naast het gewone werk doet. Daarom helpt een vaste volgorde.
De taken vallen in vier blokken. Het eerste is juridisch en administratief: huurcontract, zetel, KBO en de vermeldingen op uw documenten. Het tweede gaat over mensen: wie wat weet en wie wat inpakt. Het derde is technisch: IT, telefonie, meubilair en archief. Het vierde is de verhuisdag, met de verhuisfirma, het parkeerverbod en de oplevering van het oude pand. Hoe u de verhuisdag zelf zonder stilstand organiseert, leest u in onze gids over kantoor verhuizen zonder downtime.
Wanneer begint u met de voorbereiding van een bedrijfsverhuizing?
U begint bij de opzegtermijn van uw huidige huurcontract, want die bepaalt de vroegste deadline. Huurt u een winkel of een pand waar u rechtstreeks klanten ontvangt onder de handelshuurwet, dan kunt u de huur beëindigen bij het verstrijken van elke driejarige periode. U zegt dan minstens zes maanden vooraf op, met een aangetekende brief of een gerechtsdeurwaardersexploot.
De handelshuurwet geldt voor panden die hoofdzakelijk dienen voor kleinhandel of voor een ambachtsman in rechtstreeks contact met het publiek. Voor een gewoon kantoor kijkt u de opzegtermijn en de vorm van de opzeg na in uw huurcontract. Leg de data van opzeg, plaatsbeschrijving en sleuteloverdracht van beide panden naast elkaar. Overlappen ze een paar weken, dan kunt u archief en opslag vooraf verhuizen. Sluiten ze niet aan, dan overbrugt meubelopslag in Antwerpen de periode tussen beide panden.
Welke administratie regelt u bij een bedrijfsverhuizing?
U past het adres aan op drie plaatsen: de zetel van uw vennootschap, de vestigingseenheid in de KBO en alle documenten waarop uw adres staat. Wat precies nodig is, hangt af van uw rechtsvorm en van de plaats waar u naartoe verhuist.
Hoe verplaatst u de zetel van uw vennootschap?
De zetel van uw vennootschap verplaatst u binnen hetzelfde taalgebied met een beslissing van het bestuursorgaan, tenzij de statuten iets anders bepalen. Die beslissing legt u neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, met de formulieren I en II. Daarna verschijnt ze in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
Een statutenwijziging is alleen nodig als het adres in de statuten staat of als u naar een ander gewest verhuist, bijvoorbeeld van Brussel naar Vlaanderen. Voor een bv, nv of cv doet u dat via de notaris. Via uw notaris gebeurt de neerlegging elektronisch. Een onderhandse akte kunt u ook via e-griffie neerleggen.
Waar wijzigt u de vestigingseenheid van uw onderneming in de KBO?
De vestigingseenheid wijzigt u zelf en gratis via My Enterprise, de toepassing van de FOD Economie. U kunt het ook laten doen door een erkend ondernemingsloket. De vestigingseenheid is het adres waar u effectief werkt.
Zetel en vestigingseenheid zijn twee aparte gegevens in de KBO. Controleer daarom beide na de verhuis in de publieke zoekfunctie van de KBO.
Op welke documenten past u uw bedrijfsadres aan?
Uw bedrijfsadres past u aan op uw website, in uw facturatiesoftware, op briefpapier, offertes, e-mailhandtekeningen en uw online bedrijfsprofielen. Doe dat op de dag van de verhuis. Breng ook bank, verzekeraar, sociaal secretariaat, boekhouder en vaste leveranciers op de hoogte.
Volgens de FOD Economie vermeldt uw website onder meer het adres waar uw onderneming gevestigd is en uw ondernemingsnummer. Bent u btw-plichtig, dan hoort ook uw btw-nummer erbij.
Hoe betrekt u uw personeel bij de verhuis?
U informeert uw personeel zodra het nieuwe pand vastligt, en geeft daarna per fase concrete instructies. Medewerkers willen eerst weten waar het pand ligt, hoe ze er geraken en waar hun plek komt. Pas daarna komt het inpakken.
- Deel het adres, de bereikbaarheid, de parkeermogelijkheden en de verhuisdatum in één bericht.
- Duid één intern aanspreekpunt aan dat beslist over plattegrond, lift en IT.
- Bezorg de plattegrond met genummerde werkplekken minstens twee weken vooraf.
- Geef elke medewerker dozen, labels en een deadline om de eigen werkplek in te pakken.
- Vraag om persoonlijke spullen en waardevolle zaken zelf mee te nemen.
- Spreek af wie op de verhuisdag aanwezig is op het oude en op het nieuwe adres.
Wat regelt u voor IT, meubilair en archief?
Voor IT, meubilair en archief schakelt u vooraf de juiste partijen in. Onze verhuizers vervoeren en plaatsen, maar koppelen niets los en bouwen niets op. Uw IT-partner koppelt servers en netwerk los en sluit ze opnieuw aan.
Uw leverancier van kantoormeubilair of uw onderhoudsdienst demonteert bureaus, kasten en stellingen voor de verhuis. Op het nieuwe adres bouwt dezelfde partij ze weer op.
Bekijk het archief ruim vooraf. Wat niet meer bewaard moet worden, gaat er voor de verhuis uit, zodat u niet betaalt om het te verhuizen. Gebruik kleine, stevige dozen voor papier, nummer ze en noteer per nummer wat erin zit; meer tips staan in onze gids over verhuisdozen inpakken. Meubilair en archief dat niet meegaat, voeren we in dezelfde opdracht af met kantoor ontruimen, zodat het oude pand leeg is voor de plaatsbeschrijving.
- Volledige back-up van servers en gedeelde mappen, voor de verhuis.
- Internet- en telefoonlijn op het nieuwe adres tijdig aanvragen bij de provider.
- Monteur voor het meubilair gepland op beide adressen.
- Archiefkasten leeg voor de verhuisdag.
Wat spreekt u af met de verhuisfirma?
Met de verhuisfirma legt u de datum, het tijdstip, de volgorde en de toegang aan beide adressen schriftelijk vast. Vraag de offerte aan met een inventaris en de plattegrond van het nieuwe pand. U krijgt binnen 24 uur een offerte.
Voor een groter kantoor komen we eerst ter plaatse kijken. Een bedrijfsverhuizing krijgt een prijs op aanvraag, op basis van volume, materiaal, afstand, toegang en planning. Wat die dienst omvat, staat op onze pagina over bedrijfsverhuizing in Antwerpen.
Wij werken 7 dagen op 7, van 9 tot 19 uur. Een verhuis op zaterdag houdt de werkweek vrij; op zondag ligt de prijs 20% hoger. Is er geen geschikte lift, dan gebruiken we de ladderlift tot de 8e verdieping.
De goederenlift reserveert u zelf bij het gebouwbeheer. Het parkeerverbod in Antwerpen vraagt u ten laatste 5 werkdagen vooraf aan. Een nieuwe aanvraag kost minimum 65 euro, en de stad plaatst de borden 2 dagen voor de verhuis. Wij zeggen hoeveel meter u nodig heeft. De stappen staan in onze gids over het parkeerverbod bij een verhuis.
Welke tijdlijn volgt u voor de bedrijfsverhuizing van een kmo?
De bedrijfsverhuizing van een kmo plant u over zes maanden, van de opzeg van het huurcontract tot de oplevering van het oude pand. Deze tijdlijn gaat uit van een kmo met een tiental werkplekken. Bij een groter team schuift u elke stap een paar weken naar voren.
Verhuist uw bedrijf over de grens, lees dan ook onze gids voor internationaal verhuizen.
- 6 maanden vooraf: opzegtermijn van het huurcontract nakijken en tijdig opzeggen.
- 3 maanden vooraf: nieuw pand vastleggen, inventaris maken en de plattegrond tekenen.
- 2 maanden vooraf: offertes vragen, verhuisdatum bevestigen, internet op het nieuwe adres aanvragen.
- 6 weken vooraf: personeel informeren, IT-partner en monteur van het meubilair inplannen.
- 4 weken vooraf: archief opruimen, afvoer van oud meubilair plannen, goederenlift reserveren.
- 2 weken vooraf: dozen en labels uitdelen, archief en opslag vooraf verhuizen.
- Ten laatste 5 werkdagen vooraf: parkeerverbod aanvragen bij de stad.
- Verhuisdag: aanspreekpunt aanwezig, plattegrond aan elke deur, IT getest voor maandag.
- Na de verhuis: zetel en KBO aanpassen, website en facturen bijwerken, oud pand opleveren.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn statuten wijzigen als mijn bedrijf verhuist?
Meestal niet. Binnen hetzelfde taalgebied beslist het bestuursorgaan zelf over de verplaatsing van de zetel, tenzij de statuten iets anders bepalen. Een statutenwijziging via de notaris is alleen nodig als het adres in de statuten staat of als u naar een ander gewest verhuist. De beslissing wordt in elk geval neergelegd bij de griffie en bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
Hoe pas ik het adres van mijn onderneming aan in de KBO?
Het adres van uw vestigingseenheid past u gratis aan via My Enterprise van de FOD Economie, of via een erkend ondernemingsloket. De zetel van een vennootschap wordt aangepast via de neerlegging bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Beide gegevens staan los van elkaar in de KBO, dus controleer ze na de verhuis allebei.
Hoe ver vooraf moet ik een handelshuur opzeggen?
Minstens zes maanden voor het einde van de lopende driejarige periode, met een aangetekende brief of een gerechtsdeurwaardersexploot. Dat staat in de handelshuurwet en geldt voor panden die hoofdzakelijk dienen voor kleinhandel of voor een ambachtsman met rechtstreeks contact met het publiek. Voor een gewoon kantoor volgt u de opzegregels van uw huurcontract.
Kunnen jullie ons kantoormeubilair demonteren en weer opbouwen?
Nee, demontage en montage doen wij niet. Laat bureaus, kasten en stellingen voor de verhuis demonteren door uw leverancier of onderhoudsdienst, en plan dezelfde partij in voor de opbouw op het nieuwe adres. Wij vervoeren alle onderdelen en zetten ze volgens uw plattegrond in de juiste ruimte, zodat de monteur meteen kan beginnen.
Wat gebeurt er met meubilair en archief dat niet meegaat?
Dat voeren we af met onze dienst kantoor ontruimen, in dezelfde planning als de verhuis. Zo heeft u één aanspreekpunt en is het oude pand leeg voor de plaatsbeschrijving. Bekijk vooraf welk archief u nog wettelijk moet bewaren en haal persoonlijke en vertrouwelijke documenten apart voor de ontruiming begint.